Proveedores y clientes

Los proveedores y sus contratos marcan las condiciones de cada compra; los clientes, los datos que irán en sus facturas.

Proveedores

Compras a proveedores → Proveedores guarda las distribuidoras y editoriales a las que compras: NIF, razón social, nombre comercial, persona y teléfono de contacto y dirección.

En las pantallas, las listas y los avisos el proveedor se nombra por su nombre comercial, o por su razón social si no tiene. Lo que lo identifica ante terceros lleva la razón social y el NIF: el pedido impreso, los ficheros SINLI y los documentos fiscales.

Listado de proveedores en eLibreria — El listado de proveedores.

La ficha del proveedor

Editar en la fila de un proveedor abre su ficha, con dos pestañas: Ficha y contratos y Estadísticas. La ficha reparte los datos en cuatro bloques —Datos fiscales, Contacto, Dirección y Pedidos electrónicos · SINLI— y se guarda como los demás editores: arriba dice si está guardada («Guardado», «Sin guardar · 2 cambios»), Guardar se enciende solo con cambios y su menú ofrece Guardar y seguir editando (también con Ctrl S), Guardar y volver al listado, Guardar y hacer un pedido, Guardar y crear otro proveedor y Eliminar proveedor. Al pie dice cuándo se dio de alta y quién lo modificó por última vez.

Nuevo pedido abre Compras a proveedores → Pedidos a proveedor con + Pedido de reposición buscando ya ese proveedor (ver El pedido a proveedor, paso a paso). Un proveedor con contratos, compras o pedidos no se elimina: la pantalla dice qué lo mantiene. El NIF de un proveedor de España se comprueba cuando se escribe o se cambia (o cuando se cambia el país a España); el de un proveedor extranjero se guarda como se escribe. Un proveedor y su contrato también se crean desde un pedido a proveedor (Cambiar proveedor) o desde un encargo, sin salir de él; las condiciones que escribas allí se quedan en el proveedor.

A la derecha, una columna resume los últimos 12 meses: pedidos, lo comprado sin impuestos, las unidades recibidas, el plazo medio real de entrega frente al pactado, los pedidos en curso y el riesgo vivo de sus contratos de depósito.

Ficha del proveedor Libros del Sur en la pestaña Ficha y contratos: datos fiscales, contacto, dirección y directorio ESFANDE, y a la derecha los últimos 12 meses, la entrega, los pedidos en curso y el depósito — La ficha de un proveedor, en Ficha y contratos: sus datos en cuatro bloques y, a la derecha, los últimos 12 meses, la entrega, los pedidos en curso y el depósito.

La misma ficha de proveedor vista por un empleado de La Caleta, con las cifras de los últimos 12 meses y de la entrega de su entidad — La ficha del proveedor vista por un empleado de La Caleta: los últimos 12 meses, la entrega y los pedidos cuentan solo los de su entidad.

Las condiciones por defecto y los envíos

Debajo de los datos, Condiciones por defecto guarda lo que este proveedor te aplica salvo que un contrato diga otra cosa: en libros, su descuento; en papelería y artículos, el Dto. sobre tarifa, el Margen sobre venta y el Redondeo del PVP (,95, ,90, ,00 o exacto), cada uno con un ejemplo de lo que saldría.

Envíos y portes guarda los Días de salida (sin ninguno marcado, el plazo se cuenta en días laborables desde el día del pedido), la Hora límite de pedido en hora peninsular, el Plazo de entrega, el pedido mínimo, desde qué importe los portes son pagados y los Periodos sin servicio (una vez o cada año, con una nota). Debajo, una frase dice qué pasaría hoy: «Si pide hoy, sale el … y llega el …». Solo un administrador cambia estas condiciones; los demás las ven.

Con todo ello eLibreria prevé las entregas: un pedido a proveedor, el seguimiento de un encargo y el Previsto de un pedido enviado cuentan con los días de salida, la hora límite y los periodos sin servicio del proveedor. Una línea nueva de un pedido o de un encargo parte del descuento pactado cuando ese título no se le compró nunca a ese proveedor, y el editor de compras propone el PVP de un artículo de papelería con el margen del proveedor, redondeado hacia abajo a su terminación (lo que escribas a mano, y el margen por defecto del albarán, siguen mandando).

Condiciones por defecto del proveedor para libros y para papelería, y Envíos y portes con días de salida, hora límite, plazo, pedido mínimo, portes pagados y un periodo sin servicio — Condiciones por defecto y Envíos y portes del proveedor, con lo que pasaría si pides hoy.

Los contratos del proveedor

Los contratos están en la propia ficha del proveedor, agrupados por entidad fiscal: las condiciones con las que le compra cada una de tus empresas. Cada contrato se abre y se guarda en un panel lateral. Tiene nombre (si lo dejas en blanco, se compone con la entidad, el tipo y los días), tipo (Depósito o Compra en firme), vencimiento en días (cuánto tiempo tienes para devolver lo que no vendas) y un límite con céntimos («6.000,50»; un límite negativo se rechaza).

Cada condición del proveedor —descuentos, plazo, pedido mínimo, portes— la hereda el contrato salvo que escribas la suya: el panel ofrece Igual que el proveedor, y la tabla de contratos pinta en gris lo heredado. Los importes se escriben con coma decimal («1.234,50» o «1234,50»): un punto separa los miles. Eliminar pregunta una vez más antes de borrar, y un contrato que usan compras, pedidos a proveedor o encargos no se borra: la pantalla lo dice y el contrato se queda. Un empleado ve y crea solo los contratos de su entidad.

Toda compra se hace contra un contrato. Los días de vencimiento del contrato son la referencia para las fechas de cada compra, que se escriben en la propia compra (ver Una compra paso a paso): eLibreria no las calcula.

En un contrato de depósito con límite, la tabla muestra su riesgo vivo —las existencias que tienes en depósito de ese contrato, a su precio de compra— frente al límite, y avisa desde el 85 %. Al marcar enviado un pedido que, sumado a ese riesgo, pasaría el límite, el cuadro dice las dos cifras y el botón pasa a Marcar enviado igualmente: el envío nunca se rechaza por ello.

Panel lateral de un contrato de compra en firme con entidad fiscal, tipo, nombre, vencimiento, límite de riesgo y las condiciones marcadas Igual que el proveedor — Un contrato abierto en su panel lateral: lo heredado del proveedor, marcado Igual que el proveedor.

Panel lateral de un contrato de depósito a 90 días con su límite de riesgo y el riesgo vivo de ese momento, sobre la tabla de contratos por entidad fiscal — Un contrato de depósito abierto en su panel lateral, con su riesgo vivo frente al límite.

El tipo del contrato decide la propiedad de las líneas. Las líneas de una compra con un contrato de compra en firme entran en firme, y las de un contrato de depósito, en depósito, tanto las que añades a mano como las de un albarán SINLI. Cada línea lo muestra en Propiedad de las unidades, y una línea concreta puede ser una excepción (ver Una compra paso a paso).

Las estadísticas

La pestaña Estadísticas cuenta lo comprado a este proveedor en los últimos 30 días, 12 meses, Este año o Todo, para todas las entidades o una: los pedidos realizados, el importe comprado, el plazo medio de entrega y los pedidos a tiempo; las compras de cada mes; el reparto de los plazos; lo pactado frente a lo real; y el riesgo de sus contratos de depósito. Exportar lo descarga como CSV. Un administrador ve todas las entidades o una; un empleado, solo la suya; un usuario sin tienda no ve cifras.

Pestaña Estadísticas de un proveedor con lo comprado, los plazos de entrega y el riesgo de sus contratos de depósito — La pestaña Estadísticas de un proveedor: lo comprado, los plazos y el riesgo de sus contratos de depósito.

Clientes

Mostrador → Clientes guarda a quienes facturas: colegios, bibliotecas, empresas o particulares que piden factura. Para vender en caja a un particular no hace falta darlo de alta; si hace falta, la propia caja lo crea sin perder la venta (ver Vender, paso a paso).

Una persona física se da de alta con su nombre y sus apellidos, y su razón social se compone sola como «Apellidos Nombre». La ficha lista además las ventas hechas a su nombre, y un cliente con ventas no se puede borrar.

Listado de clientes en eLibreria — El listado de clientes.

La ficha de un cliente

Identificación fiscal: NIF, razón social, nombre comercial, país de la dirección y tipo de persona (física, jurídica o entidad en atribución de rentas; por defecto se deduce de la primera letra del NIF). Son los datos que irán en la factura. La casilla No censado sirve solo para una persona física con NIF válido que el censo de Hacienda no reconoce, y queda registrado quién lo declaró.
Contacto y dirección: nombre, apellidos, correo, teléfono y dirección completa. La dirección es obligatoria para emitirle una factura completa o un canje.

Formulario Crear cliente con la identificación fiscal, el contacto, la dirección y el directorio ESFANDE — La ficha de un cliente nuevo.

Clientes en recargo de equivalencia. La casilla Régimen especial de recargo de equivalencia marca a un cliente comerciante minorista. Esta versión no factura a estos clientes (su factura necesita el tipo y la cuota del recargo, que no calcula): si tienes alguno, consúltalo con el soporte.

Cuando a un cliente le faltan datos para facturarle, aparece en Facturación → Clientes a revisar (ver Listas de revisión fiscal).