Situaciones del día a día y cómo resolverlas
Las dudas que más se repiten, con su solución en dos líneas, y las rutinas que mantienen la librería en orden.
En la caja
«No me deja cobrar: falta una serie»
A la tienda le falta una de las cinco series del año. Un administrador, en Series por tienda, pulsa Crear las series que faltan de ese año y, tras revisar el cuadro, Crear y asignar; o crea la serie en Facturación → Series de factura y la asigna a la tienda a mano. Pasa sobre todo el 1 de enero: desde el 15 de diciembre la caja avisa de lo que falte, sin dejar de cobrar (ver Las series de cada año, de una vez).
«El libro está en la estantería pero la caja dice que no hay disponibles»
Está reservado: otra caja lo tiene en pantalla, o está apartado para un cliente. Búscalo con la lupa y mira la columna «Reservado» de sus existencias. Si es un apartado y el cliente es quien lo compra, marca Incluir reservas. Si una caja se quedó abierta, la reserva caduca sola en cuanto se cierra.
«Viene el cliente a recoger lo que le apartamos»
Marca Incluir reservas, escanea el libro y elige la ubicación donde está. Si al final no lo cobra, vuelve a reservarlo en su compra (Reservadas): al quitarlo de la caja queda a la venta (ver Vender lo apartado).
«La caja dice que otra caja se llevó una línea»
Dos cajas vendieron la última unidad a la vez. Quita esa línea y ofrece otra unidad u otro artículo.
«Un artículo no tiene precio»
Ni su compra ni su ficha tienen PVP. Ponlo en la ficha (o en la línea de compra) y vuelve a escanear.
«Un artículo no se puede vender por falta de impuesto»
Asígnale una clase fiscal en su ficha. Revisa Facturación → Artículos sin impuesto para no encontrar más.
«Al vender un bolígrafo suelto sale un aviso de envase abierto»
Es correcto: las sueltas venían en un envase cerrado en depósito; al abrirlo, el resto pasa a ser tuyo porque ya no se puede devolver entero. Si prefieres vender la caja completa, escanea el código del envase.
«El lote no se puede vender: falta un componente»
En esa ubicación no hay alguno de sus componentes. Muévelo desde otra ubicación o véndelos por separado.
«El cliente paga con un vale de devolución»
En Forma de pago, pestaña «Vale», escribe o escanea el código impreso en el justificante y pulsa Añadir vale. Si el vale no cubre todo, elige Efectivo o Tarjeta y cobra el resto con Cobrar (F9).
«Al reimprimir un ticket sale “Duplicado”»
Es correcto: solo la primera impresión es el original. Para un regalo, usa Ticket regalo, que no lleva importes.
«El cliente quiere factura de un ticket de ayer»
Canjear tickets: selecciona el ticket, identifica al cliente y emite el canje. No hagas una venta nueva.
Encargos
Cómo funciona un encargo, en Encargos de clientes.
«Falta saber quién compra; indíquelo en el encargo»
El encargo con ticket pasó de 400,00 € (los precios de hoy) sin que el editor preguntara quién compra. Abre el encargo, pulsa Editar, contesta ¿Quién compra?, guarda y vuelve a cobrar.
«El encargo ha cambiado; vuelva a abrir el cobro»
Alguien cambió el encargo mientras la caja lo tenía abierto. Vuelve al encargo y pulsa Cobrar señal en el TPV.
«El encargo se entrega con factura»
Lo que se cobra solo puede ser una factura. Cambia el encargo a factura (Cambiar a factura, o Factura en el editor antes de confirmar) y elige el cliente.
«El encargo es de otra entidad fiscal»
La caja es de una tienda de otra empresa. Cobra la señal en una caja de la empresa del encargo.
«Este anticipo es la señal del encargo EN26-00142: se descuenta al entregarlo»
La señal de un encargo abierto no se descuenta por número ni se anula desde la venta. Usa el botón que dice el mensaje en el encargo (Cancelar, o Cambiar a factura si es un encargo con ticket).
«El encargo ha cambiado; vuelva a cobrar»
El importe de la recogida cambió mientras la caja la tenía abierta (por ejemplo, un compañero cobró otra señal). No se ha cobrado nada: la caja vuelve a calcular el importe; revísalo y cobra de nuevo.
«El encargo ha cambiado; vuelva a abrirlo»
El encargo cambió mientras el editor o un diálogo de Cancelar, Cancelar las líneas pendientes o Devolver señal estaba abierto. No se ha guardado ni devuelto nada: vuelve a abrirlo.
«La tienda … no tiene serie rectificativa de 2026»
Para devolver dinero de una señal, la tienda donde se cobró necesita su serie rectificativa del año. Avisa a un administrador para que la cree en Series por tienda; después vuelve a intentarlo.
«La tienda de recogida no puede cambiar»
Hay ejemplares apartados o pedidos ya enviados al proveedor para este encargo en la tienda de recogida. Entrega o cancela antes lo apartado.
«La señal se facturó a …»
El cliente de un encargo con factura no cambia mientras su señal con factura tenga dinero. Si no se ha recogido nada, cancela el encargo (la señal la devuelve un administrador) y tómalo de nuevo; si ya hay recogidas, cancela las líneas pendientes (un empleado de la tienda de recogida o un administrador) y toma un encargo nuevo para el otro cliente.
«La señal no la pagó ese cliente»
Se eligió Saldo del cliente para devolver dinero que no pagó ese cliente. Devuélvelo en efectivo o con tarjeta.
«Elija la tienda donde se entrega el dinero»
Eres administrador y no tienes tienda: elige en el diálogo la tienda en la que entregas el dinero.
«Los ejemplares de este encargo están apartados en …»
La caja es de otra tienda. Entrega el encargo desde una caja de la tienda de recogida.
«Elegir proveedor dice «Coste parcial»»
Ese proveedor tiene precio solo para algunos de los títulos marcados, así que su coste no se compara con el de los que tienen precio para todos: Mejor precio lo pone detrás de ellos y no da margen. Puedes elegirlo igual.
«El recomendado no es el proveedor de siempre»
Recomendado es, entre los que pueden servir todos los títulos, el de menor coste completo, aunque nunca se le haya pedido. Es una propuesta: elige el que prefieras.
Pedidos a proveedor
Cómo funciona un pedido, en Pedidos a proveedor.
«Genere primero los ficheros (Generar para enviar)»
Marcaste un borrador como enviado por SINLI o por correo con PDF. Un borrador se marca solo por teléfono, en la web del proveedor u otro; para enviarlo por SINLI o por correo, pulsa antes Generar para enviar.
«El pedido cambió después de generar los ficheros»
Si ya enviaste los ficheros, pulsa Editar y responde Sí; si no, responde No y genéralos de nuevo.
«PP26-00002 no se imprimió: márquelo desde su ficha»
Al marcar varios pedidos a la vez, un borrador que no se imprimió (o que cambió desde su impresión) se marca desde su ficha, con el día en que se pidió.
«El albarán es de otro proveedor que el del pedido»
No lo recepciones desde el pedido: regístralo como una compra de su proveedor. El pedido sigue pendiente; si ese proveedor no va a servirlo, usa Reasignar o Cancelar línea en el pedido.
«El albarán trae unas líneas del pedido y otras que no pedí»
Recepciónalo desde el pedido (ver Recepcionar): las líneas del pedido se casan con él y las demás entran como una compra normal, sin vincular, o como «Exceso» si es el mismo título y vienen más unidades de las pendientes.
«Registré en la otra tienda el albarán de un pedido»
En Vincular albarán existente sale en gris con «otra tienda». Un administrador lo abre con Ver albarán, pasa sus unidades a un lugar de la tienda del pedido y guarda; después ya se puede vincular. Las unidades que ya se vendieron o se movieron en la otra tienda siguen pendientes en el pedido.
«Me entregaron en la otra tienda el paquete de un pedido»
Llévalo a la tienda del pedido, o pide a un administrador que lo recepcione en un lugar de esa tienda y lleva después el paquete allí. Sin Mover.
«Al marcarlo enviado dice «Marcar enviado igualmente»»
Con este pedido, las existencias en depósito de ese contrato (a precio de compra) pasarían de su límite. El cuadro dice las dos cifras; el envío no se rechaza por ello. Si no quieres pasarlo, cancela antes alguna línea.
«Un pedido dice «Sin acuse»»
El proveedor no ha respondido por SINLI al pedido en los días que fija Ajustes de pedidos. Llámale o escríbele y, si te contesta así, anota lo que dice en la línea (Estado del proveedor).
En cualquier pantalla
«Su sesión ha caducado. Entre de nuevo y recargue la página.»
La pantalla estuvo abierta más tiempo del que dura una sesión. Pulsa Entre de nuevo, escribe tu usuario y tu contraseña y vuelve a la pantalla: lo que no habías guardado hay que escribirlo otra vez.
«La página de entrada había caducado: vuelva a escribir su usuario y contraseña.»
La pantalla de acceso llevaba mucho rato abierta, o era de antes de una actualización. Escríbelos otra vez.
«El envío es demasiado grande: el servidor admite hasta …»
El fichero que subes pasa de lo que admite el servidor, que la frase dice. Súbelo en partes o más pequeño; si necesitas subir ficheros mayores, habla con el soporte.
«El servidor no ha contestado a tiempo: inténtelo de nuevo.»
Una consulta tardó más de 30 segundos. Vuelve a intentarlo. Un guardado nunca se corta así, porque podría haberse hecho: espera a que conteste.
Documentos
«Emití una factura con el cliente equivocado»
La venta existió, así que no se anula: un administrador la rectifica desde la vista de la factura con Rectificar, motivo Error en datos que no son importes y método Por sustitución, el único que cambia el destinatario (solo de una factura completa): con esos dos elegidos aparece Destinatario correcto, donde buscas y eliges el cliente al que irá la rectificativa. Si ese cliente se borró mientras el diálogo estaba abierto, lo dice y no prepara nada: elige otro. Un canje equivocado se deshace con Deshacer el canje, escribiendo el motivo. Más en Rectificar y anular.
«El cliente quería todos sus tickets en una sola factura, y ya le hice una con uno de ellos»
Un canje no se anula ni se rectifica (lo dice la AEAT). Un administrador abre la factura de canje que ya hizo y pulsa Deshacer el canje con un Motivo («el cliente quiere todos los tickets en una factura»): se emite la «Factura que deshace un canje», en negativo, y su ticket vuelve a Canjear tickets. Si hiciste varias, deshaz cada una. Después, en Canjear tickets, marca todos los tickets del cliente (los marcados se conservan al cambiar de página), elige al cliente y pulsa Emitir factura: una sola factura con todas las compras. Las facturas deshechas y las negativas se quedan como están —dicen «Canje deshecho por …» y «Deshace el canje …»— y no hay nada más que hacer con ellas: no se canjean, no se anulan y no se deshacen. Solo se juntan los tickets: una compra cobrada con Quiere sus datos en la factura (simplificada cualificada, serie SC) ya es una factura con sus datos y no entra en un canje.
«Puse 10,00 € con IVA y la factura dice 9,99 €»
Activa Precios con IVA incluido (o con IGIC incluido) en el editor de facturas antes de escribir los precios: así cada línea es el precio final y la factura suma exactamente lo escrito. Si ya está emitida, se corrige con una rectificativa (ver Rectificar y anular).
«El cliente no tiene email»
No hace falta: un cliente necesita su NIF, su nombre y, para una factura, su dirección. El email y el teléfono se dejan en blanco, en la ficha, en el editor de facturas y en Nuevo cliente de la caja.
«Quiero anular un ticket y no me deja»
Solo un administrador anula, y la vista del documento dice por qué no se puede: tiene una devolución (anúlala antes), está canjeado (deshaz antes el canje) o se emitió antes de esta versión. Si la venta sí existió, no se anula: haz una devolución total.
«Cobré de más y el cliente no devuelve nada»
Ni devolución ni anulación: un administrador emite una rectificativa con Rectificar, motivo Error en el importe o en la cuota (o Descuento posterior), método Por diferencias y la diferencia en negativo (ver Corregir un importe sin devolución). Devuelve tú el dinero al cliente.
«Se fue la luz y vendí a mano»
Usa el talonario de tickets manuales. Al volver, registra cada ticket en Facturación → Registrar tickets manuales con su número y su fecha en papel. Las existencias salen con la fecha del papel.
Envases y lotes
Cómo funcionan, en Envases, packs y lotes.
«Cambió el envase del proveedor»
- En la ficha del artículo, Envases → Sustituir por un envase nuevo, en otra pestaña.
- De vuelta en la recepción, guarda: la línea pasa a «Recibir en envases de 20» con las unidades que escribiste; compruébalas.
- Guarda la recepción.
«Me equivoqué en las unidades del envase nuevo»
En la fila del envase nuevo, Corregir unidades del envase nuevo: los pedidos se recalculan desde la sustitución.
«La caja pregunta «Envase anterior de 25»»
Quedan envases cerrados del formato sustituido: elige el que lleva el cliente. Cuando no quedan, deja de preguntarlo.
«Mover existencias pregunta el envase»
En esa fila quedan envases cerrados de un formato sustituido: contesta «25 (envases cerrados)» para mover cajas enteras, o mueve unidades.
«No me deja cambiar un lote»
Lee el motivo: tiene cajas (desmóntalas, o pídelas a la tienda que las tiene), está en un pedido o encargo (recíbelo o entrégalo), está en una caja sin cobrar (cóbrala o quítalo), o ya se vendió: Sustituir por un lote nuevo.
«No me deja desmontar una caja»
Desde las existencias de la búsqueda no se puede si hay cajas de dos composiciones en la ubicación o una caja sin registro: desmóntala desde la ficha del lote, que te pregunta cuál o qué contiene.
«Desmonté una caja y salió el libro equivocado»
La caja era de otra composición. Si la caja vendió una caja de la otra composición, usa Es de la otra composición al desmontar la siguiente; si no, corrige con Corregir compra en la fila del lote.
«La caja dice que el lote cuesta más que sus componentes»
Un lote con impuestos distintos no puede costar más que sus componentes sueltos: baja el PVP del lote a lo que dice la ficha. Artículos sin impuesto → Lotes que no se pueden cobrar los lista todos (ver Impuestos y listas de revisión fiscal).
Devoluciones
«Un cliente devuelve un libro que compró en otra tienda»
Haz la devolución sobre la venta original: el libro vuelve a la ubicación de la que salió. Si se queda en esta tienda, muévelo después con Mover.
«Hice una devolución por error»
Anula la devolución. Si el libro ya se volvió a vender, eLibreria anota una incidencia en el artículo para que la revises.
«Liquidé una compra de depósito por error»
Pulsa Revertir liquidación en esa compra: las unidades vuelven (ver Revertir la liquidación).
«El proveedor me manda un abono SINLI»
Impórtalo como cualquier albarán SINLI. Queda registrado como abono y no mueve existencias. Si nombra su devolución, se enlaza a ella al guardarlo; registra el abono en la devolución, donde ya viene relleno.
Libros y artículos
«El ISBN no supera el dígito de control»
El último número del ISBN no cuadra con los demás: casi siempre es un error al teclearlo. Compáralo con el código impreso en el libro; si es el mismo, pulsa Guardar igualmente. Si el libro ya tuvo existencias, solo un administrador cambia su ISBN (ver Libros y artículos).
«Ese código de barras ya es de …»
Otra ficha tiene ese código, o lo tiene la forma de trece cifras de un ISBN de diez. Abre la ficha que nombra el enlace: probablemente es el mismo libro.
Compras
«Registré el albarán con el proveedor equivocado»
Abre la compra y, en Información de la compra, elige el proveedor y el contrato correctos; al pulsar Guardar, eLibreria pide confirmación. Se puede mientras la compra no esté liquidada ni tenga devoluciones al proveedor, y siempre a un contrato de la misma entidad fiscal y del mismo tipo (firme o depósito). Si el proveedor correcto aún no tiene ese contrato, créalo antes en Proveedores. Las líneas, las unidades y los precios no cambian.
«Solo algunos libros del albarán eran de otro proveedor»
Un albarán es de un único proveedor, así que no se cambia el proveedor de unas líneas sueltas: esas líneas se sacan de esta compra y se registran en otra. Abre la compra, borra las líneas de esos libros con la papelera de cada línea y pulsa Guardar (las unidades salen de las existencias). Después crea una compra nueva con el proveedor correcto y el número de su albarán, añade esos libros con sus cantidades y precios y guárdala (las unidades vuelven a entrar). Una línea solo se puede borrar si no ha vendido, devuelto ni movido ningún ejemplar y la compra no está liquidada; si ya vendió alguno, baja sus Unidades recibidas hasta las ya vendidas (la barra de la línea las muestra) y registra solo el resto en la compra nueva.
Existencias
«Falta un libro en la estantería»
Búscalo; si no aparece, Retirar 1 con motivo «Perdido». Si aparece más tarde, Recuperar.
«Quiero marcar como Dañado o Exposición unidades ya recibidas»
El estado se elige en la fila de ¿Dónde están las unidades que hay en tienda? de la compra, al recibir o después: en una compra guardada, cambia el estado de la fila (o pasa unidades a otra fila con otro estado y otra ubicación) y guarda; las unidades que había allí cambian de estado sin salir de la tienda. Un administrador también puede pasar las unidades de una fila guardada a un lugar de otra tienda de la empresa: así se corrige un paquete registrado en la tienda equivocada (ver «Registré en la otra tienda el albarán de un pedido»). Si una unidad se daña y ya no se vende, Retirar con el motivo «Dañado»; si vuelve a estar en condiciones, Recuperar.
«Llegó un libro dañado»
Si viene de un pedido a proveedor, elige la incidencia «Dañado» en la recepción: el ejemplar queda «Dañado», no se aparta para el cliente y la línea sigue pendiente (ver Recepcionar un pedido). Si llegó en depósito, devuélvelo (Devolver, motivo «Dañado») antes de liquidar: con él en tienda la liquidación no se hace (ver Depósito y liquidación). Si es en firme y el proveedor lo repone, haz una devolución a proveedor con el motivo «Dañado». Si no se devuelve, Retirar con motivo «Dañado».
«Reorganizo la tienda: todo el almacén pasa a la sala»
En cada artículo, Mover del almacén a la sala. Cuando el almacén quede vacío, da la ubicación de baja si ya no la usas.
«Mando libros a otra tienda»
Mover y elige una ubicación de la otra tienda. El traslado es inmediato y queda con su motivo.
«Unos libros están registrados en el albarán equivocado»
Busca el libro con la lupa y, en sus existencias, bajo la línea de esa compra, Corregir compra a la compra correcta del mismo artículo.
«No puedo borrar una ubicación (o un artículo)»
Tuvo existencias y su historia las necesita. Da de baja la ubicación en su lugar. Un artículo con historia se conserva.
«No puedo reducir una línea de una compra»
De esa línea ya salieron (vendidas, devueltas al proveedor, retiradas o montadas en un lote) o están apartadas más unidades de las que quieres dejar. La barra de la línea muestra cada cifra: baja antes sus Reservadas, espera a que la caja que las tiene en pantalla cobre o las suelte, o elimina el borrador de devolución al proveedor que las aparta.
«Un código de caja no lo reconoce»
Configura el envase en la ficha del artículo (Envases) o, si son artículos distintos, la composición. Desde una compra, escanea el código en la barra y, en el diálogo Artículo nuevo que se abre, elige ¿Es una caja? Esta caja contiene… (ver Envases, packs y lotes).
Rutinas recomendadas
| Cuándo | Qué hacer |
|---|---|
| Cada día | Registrar las compras recibidas; revisar que no quede ninguna caja abierta al cerrar; registrar tickets manuales si los hubo. |
| Cada semana | Revisar las incidencias de los artículos más vendidos; mover a su sitio lo que se colocó provisionalmente. Antes del pedido semanal, mirar Suministro de los títulos que más se venden y pulsar Pedir en los que lo piden (ver Libros y artículos). Enviar el pedido semanal a cada proveedor y, en Pedidos a proveedor → Retrasados, Reclamar lo que llega tarde (y Reenviar solo si el proveedor dice que no recibió el pedido; ver Pedidos a proveedor). |
| Cada mes | Revisar las compras en depósito cuya fecha de devolución se acerca y liquidarlas; comprobar «Artículos sin impuesto» y «Clientes a revisar». |
| Cada trimestre | Exportar el informe de ventas y entregar a la gestoría lo que indica Qué entregar y cuándo. |
| Cada diciembre | Desde el 1 de diciembre, en Series por tienda, Crear las series que faltan del año siguiente (desde el 15 la caja recuerda lo que falte; el 1 de enero no cobra sin ellas). Imprime el talonario de tickets manuales del año nuevo con su prefijo. En enero, sacar el informe de stock a 31 de diciembre. |
| Una vez | Revisar el régimen de cada entidad fiscal y marcarlo como revisado (los impuestos los revisa con vosotros el equipo de eLibreria); crear un usuario por empleado. |
| Antes de tu fecha de VERI*FACTU | Tener el certificado digital de la empresa y los datos fiscales al día (ver VERI*FACTU). |
Ante cualquier duda sobre una situación que no aparezca aquí, consulta con el soporte antes de borrar o rehacer nada.