Encargos con señal y anticipos en tu librería

Tres casos distintos

Antes de cobrar nada conviene separar tres situaciones, porque eLibreria las resuelve de forma distinta:

• El libro no está en la tienda y hay que pedirlo para el cliente. Para eso está el encargo: el cliente deja, si quieres, una señal, y se le descuenta cuando recoge el libro.
• El cliente quiere pagar antes algo que todavía no tienes para vender y no lo llevas como encargo. Ahí sirve el anticipo: deja una parte del precio (o todo) y se le descuenta al venderlo.
• El libro está en la estantería y el cliente quiere que se lo guardes. Ahí no hace falta ni señal ni anticipo: se vende, o se reserva para que ninguna caja se lo venda a otro.

Un libro que hay que pedir: el encargo con señal

Los encargos se toman en Mostrador → Encargos → Nuevo encargo:

1. Escanea o escribe el ISBN o el título de cada libro. Cada línea dice si hay ejemplares libres en la tienda, en otras tiendas o ya pedidos.
2. Elige de dónde sale cada línea: Reservar de existencias si lo tienes, o Elegir proveedor. El diálogo enseña cada proveedor con su descuento, su plazo y sus pedidos, y marca como Recomendado el de menor coste completo entre los que pueden servir todos los títulos.
3. En Cliente y entrega, el cliente, la tienda donde lo recogerá y cómo quiere que le avises.
4. Escribe la Señal, si la pides, y pulsa Confirmar y cobrar señal: se abre la caja con la señal como única línea, y la cobras en efectivo, con tarjeta, con pago mixto o con el saldo del cliente. Sin señal, Confirmar encargo.

Al confirmar, el encargo toma su número, sus líneas se suman al pedido de cada proveedor y puedes imprimir el resguardo para el cliente. Desde su seguimiento ves en qué paso está cada línea y cuándo se espera lo pendiente, una estimación en días laborables.

Cuando llega, eLibreria te prepara el aviso por WhatsApp, SMS, correo o teléfono, y tú se lo envías al cliente. Al recogerlo, Entregar y cobrar abre la caja con los ejemplares apartados y descuenta la señal: el cliente paga solo lo que falta. Todo el detalle, en el manual: un encargo con señal. Y cómo funciona de principio a fin, en Encargos de clientes con señal.

Cuando no es un encargo: cobrar un anticipo, paso a paso

El anticipo sigue sirviendo para lo que no llevas como encargo. Como la caja no deja vender un artículo sin existencias disponibles, se cobra sobre una línea libre:

1. Pulsa Línea libre, escribe el concepto, elige la clase fiscal de lo que se paga y escribe su precio.
2. Si quieres que el anticipo quede a nombre del cliente, elígelo en ¿Quién compra?
3. Abre Anticipo en el panel, escribe lo que deja el cliente —nunca más que el total de la pantalla— y pulsa Cobrar anticipo - Efectivo o Cobrar anticipo - Tarjeta.
4. Se emite un ticket (o una factura) por ese importe, con su número. Es el justificante que se queda el cliente: dile que lo guarde.

Cuando llega la mercancía, la recibes en una compra como cualquier otra: el anticipo no cambia nada en la entrada.

Cuando el cliente viene a buscarlo

Vendes el artículo en la caja como siempre, escribes el número del anticipo en Número del anticipo y pulsas Descontar anticipo. La caja muestra lo que queda por pagar y lo cobras con la forma de pago que quiera el cliente.

• El número se busca entre los anticipos de la entidad fiscal de la tienda de la caja. Si no existe o está anulado, la caja lo dice.
• El documento de la venta sigue al del anticipo: si el anticipo se cobró con ticket, la venta también sale con ticket.
• La señal de un encargo no se descuenta así: se descuenta al entregar el encargo, y la caja lo dice nombrando el encargo.
• En el panel de objetivos del mes, el anticipo cuenta el día en que el cliente recoge el libro, con toda su mercancía, y no el día en que se cobró.

Si el cliente renuncia

Pasa: el libro tarda, el cliente lo encuentra en otro sitio o simplemente cambia de idea. Si dejó un anticipo, abre su venta —por su número, en la lupa de la cabecera o en Mostrador → Ventas— y pulsa Anular anticipo. Devuelve lo que quede del anticipo, todo o una parte, con la forma de pago que elijas.

Si era un encargo, cancélalo desde su seguimiento (o cancela solo una línea): el diálogo dice antes lo que pasará con los ejemplares apartados, con el pedido al proveedor y con la señal que se devuelve.

Si el libro ya había llegado, se queda en tu estantería como cualquier otro ejemplar. Y si venía en depósito y no se vende, volverá a la distribuidora cuando liquides esa compra: lo contamos en Depósito editorial: cómo liquidar, revertir y devolver lo que no vendes.

Apartar un libro que ya está en la tienda

Si el ejemplar ya está en la estantería, lo que necesitas es que nadie más lo venda. Las unidades se apartan en la compra de la que vinieron: en la línea guardada, en Unidades que no están a la venta, subes las Reservadas. Desde ese momento ninguna caja las ofrece.

Cuando el cliente viene a recogerlo, marca Incluir reservas antes de escanear y elige la ubicación donde está el libro. En cuanto la caja toma la unidad, deja de estar reservada: si luego quitas la línea o no cobras, queda a la venta y hay que volver a reservarla en la compra.

Una advertencia práctica: la reserva no guarda el nombre del cliente. Anótalo en el propio libro (una tira de papel dentro basta) para saber de quién es cuando llegue.

Lo que conviene saber en el mostrador

Para que no haya sorpresas:

• Pendiente de cobro, solo con factura. Para empresas, ayuntamientos y centros con NIF, la venta con factura se puede dejar pendiente de cobro; con ticket se cobra en el momento. Una señal o un anticipo no quedan pendientes: registran dinero recibido.
• El anticipo se cobra en efectivo o con tarjeta, que son los dos botones de cobro del anticipo. La señal de un encargo admite además el pago mixto y el saldo del cliente.
• Un anticipo no aparta ejemplares. Es dinero a cuenta de algo que aún no está; si el libro ya está en la tienda, usa una reserva.

Todo el detalle está en el manual, en el encargo, paso a paso, en cobrar un anticipo y descontarlo después y en vender lo apartado para un cliente, y en la página del TPV para librerías.

Preguntas frecuentes sobre encargos y anticipos